Gestão de Projetos

Vamos apresentar o tema “gestão de projetos”, conceituando inicialmente “projeto” e destacando a diferença entre se desenvolver um negócio e se desenvolver um projeto.

Muitas vezes comentamos que estamos desenvolvendo um projeto ou que temos ideias para fazer um projeto, mas vamos observar alguns detalhes, seguindo o conceito utilizado pelo Project Management Institute (PMI), que é uma das organizações mais conceituadas no mundo no assunto.

Segundo o Instituto, um projeto é uma iniciativa que é única de alguma forma, seja no produto que gera, seja no cliente do projeto, na localização, nas pessoas envolvidas, ou em outro fator. Isto diferencia os projetos das operações regulares de uma empresa – a produção em série de bicicletas é uma operação de uma empresa, por exemplo. Mas, por outro lado, a decisão da criação de um móvel sob encomenda faz disso um projeto.

Um projeto tem uma finalidade bem definida, ou seja, tem um objetivo claro, que quando atingido, caracteriza o final do projeto. Isto faz com que o desenvolvimento de um novo negócio, por exemplo, possa não ser considerado um projeto. Vamos pensar sobre este segundo ponto um pouco mais.

Imagine que você tenha uma ideia para um novo produto a ser lançado no mercado, e que você queira pleitear recursos para financiar o desenvolvimento deste negócio.

Para isso, você provavelmente irá desenvolver um plano de negócios, que conterá informações sobre o produto em si, sobre as forças do mercado que agirão sobre este negócio (clientes, concorrentes, fornecedores, etc...), irá fazer uma análise de Oportunidades e Ameaças, Pontos fortes e pontos fracos, apresentará planilhas financeiras, montará um plano de Marketing, irá mostrar o diferencial do seu produto, etc. É possível entender que a criação deste documento completo é um projeto, mas o conteúdo do documento em si não, uma vez que se trata de um negócio novo, já que, salvo exceções, negócios são feitos para durar indefinidamente, não para terem um final em um determinado momento.

Projeto é, pois, definido como sendo “uma empreitada temporária, realizada por pessoas, com recursos limitados e que tem como objetivo criar um produto ou serviço único”1. Para entender melhor essa definição, é interessante analisar detalhadamente as características de um projeto:

Empreitada temporária: significa que o projeto tem um início e um fim. O início do projeto é estabelecido pela autorização de início do trabalho, dada pelo patrocinador do projeto, e o fim é caracterizado pela aceitação, por quem encomendou o projeto, do produto ou serviço especificado;

Produto ou serviço único: implica que não é possível fazer uma previsão a priori dos resultados efetivos do projeto. É isso que difere um projeto, por exemplo, de uma operação fabril. O trabalho realizado numa fábrica de produtos eletrônicos de consumo (computadores, aparelhos de TV, equipamentos de áudio, telefones celulares) tem como objetivo produzir equipamentos idênticos (para um mesmo modelo). Assim, todo o planejamento da produção, processos e infra estruturas são criados com base em informações conhecidas e determinísticas. Isso permite, por exemplo, a realização de simulações da produção antes que ela efetivamente aconteça e, caso a simulação criada seja correta, a fábrica deverá funcionar conforme previsto. Parâmetros como tempo de produção, custos e características do produto final assumem valores conforme previsto, exceto se ocorrerem eventos de exceção. O modelo de projeto, por sua vez, aplica-se a empreitadas onde não há informações suficientes para garantir que as atividades ocorrerão conforme previsto. Por exemplo, podemos aplicar o modelo de projeto ao desenvolvimento de um novo produto equipamento. Nesse caso, não sabemos a priori quanto o desenvolvimento do novo produto irá custar efetivamente, nem quanto tempo irá durar, ou mesmo as suas características finais. Podemos argumentar que existem outros desenvolvimentos de novos produtos eletrônicos e que essa informação poderia ser utilizada para se fazer previsões necessárias para o projeto. Evidentemente, históricos de projetos semelhantes podem ser utilizados (e de fato são utilizados), mas cada produto novo tem suas características próprias, o que, certamente, irá tornar o seu desenvolvimento diferente dos outros equipamentos;

Apesar de não ser possível fazer uma previsão precisa dos custos, prazos e características do produto ou serviço resultante de um projeto, não se trabalha com uma expectativa de que haverá prazos, recursos materiais e humanos à vontade. Pelo contrário, o projeto deve atender a requisitos de prazo e custo, que limitam as alternativas de solução e tornam complexa a realização da empreitada;

Dadas estas características, façamos uma lista de exemplos de projetos: a construção de uma casa é um projeto, o desenvolvimento de um software, a organização de um evento, a construção de um móvel sob encomenda, a implantação de uma nova linha de produção na fábrica, a realização de uma viagem, escrever um livro, criar um documento, desenvolver um roteiro de uma peça de teatro...

Repare na lista acima e confirme as duas características mencionadas anteriormente, comuns a todos os projetos: eles têm um fim bem definido e são, de alguma forma, sempre únicos.

Agora, com os esclarecimentos já feitos, passemos à conceituação de Gestão de Projetos. Para tanto, devemos ter em mente a definição de projeto apresentada, nos remetendo, sempre que necessário, aos exemplos dados, para compreender realmente a característica genérica que envolve a gestão de projetos, ou seja, que faz com que o tema “gestão de projetos” possa ser discutido de forma independente da área de atuação.

Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto consiste na aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso. E gerenciar um projeto envolve desde iniciá-lo até finalizá-lo, passando pelas etapas de planejamento, execução e atividades de controle.

A gestão de projetos é definida como sendo “a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas sobre as atividades do projeto, de forma que os requisitos do projeto sejam atingidos”.

O desafio a ser enfrentado na realização de um projeto é conseguir atingir o seu objetivo atendendo aos seus requisitos, isto é, levando-se em consideração as complexidades técnicas envolvidas, as incertezas de execução e as restrições de custo e prazo. Para aumentar a chance de que um projeto seja completado com sucesso a receita indicada é realizar um bom planejamento, através da criação do plano do projeto, e um controle adequado durante a sua execução. A responsabilidade pela criação do plano do projeto e pelo controle da sua execução é do gerente do projeto. Pela natureza das suas responsabilidades, é importante que o gerente do projeto seja um profissional com conhecimento e habilidades suficientes para lidar com as diversas demandas competitivas relacionadas com o projeto: escopo, custo, prazo, risco, qualidade, necessidades e expectativas dos envolvidos.

 

Fonte: Luiz Antonio de Oliveira Mello